Los 10 módulos de un CRM completo para academias deportivas
Después de evaluar las principales opciones del mercado español (FutbolCRM, SportEasy, Clupik, Nava, PadelCRM), estos son los módulos que distinguen un CRM completo de una herramienta básica. Si buscas directamente qué ofrece FutbolCRM para academias, está resumido en CRM completo para academias deportivas:
- Gestión de alumnos — Ficha personalizada con datos del alumno, padres/tutores, historial deportivo, grupo actual y evolución.
- Cobro automatizado de mensualidades — Domiciliación SEPA, recordatorios antes del vencimiento, y gestión de impagados con secuencias automáticas.
- Programación de clases y horarios — Calendario visual por grupo, profesor y pista/campo. Gestión de sustituciones y cancelaciones.
- Control de asistencia — Registro de asistencia por clase (app del profesor o check-in), con alertas al padre si el alumno no asiste.
- Comunicación con padres — Email, SMS y notificaciones push. Envío masivo segmentado por grupo, con plantillas predefinidas.
- Pruebas libres e incorporaciones — Gestión de alumnos de prueba, seguimiento de conversión y formulario de inscripción online.
- Portal del alumno — Área privada donde consultar horarios, pagos, asistencias y comunicados.
- Conciliación bancaria — Cruce automático de cobros con el extracto bancario para identificar impagados al momento.
- Informes de negocio — Evolución de alumnos, tasa de retención, ingresos por grupo, morosidad y ocupación.
- Cumplimiento RGPD — Consentimiento informado, doble firma para menores, derecho al olvido y exportación de datos.
¿Cuándo dejar de usar Excel y pasarse a un CRM?
La mayoría de las academias deportivas empiezan con Excel y funciona bien hasta cierto punto. Estos son los síntomas de que necesitas un CRM:
- Superas los 80–100 alumnos y la hoja de cálculo se vuelve lenta
- Alguien del equipo dedica más de 10 h/mes a tareas administrativas (cobros, WhatsApp, listados)
- Tienes impagados que pasan desapercibidos más de un mes
- Los padres preguntan por WhatsApp cosas que deberían poder consultar solos (horarios, pagos)
- No sabes con datos reales cuál es tu tasa de retención ni tu tasa de conversión de pruebas a inscritos
Precios de CRM para academias deportivas (2026)
| Solución | Precio | Ideal para | IA integrada |
|---|---|---|---|
| Excel / Google Sheets | 0 € | Academias < 80 alumnos | No |
| FutbolCRM Starter | 49 €/mes | Academias 80–300 alumnos | Sí (3 agentes) |
| SportEasy | Freemium equipos; Club según nº de socios | Clubes y academias | Parcial |
| Clupik | Consultar (sin precios públicos) | Clubes y academias | No |
| Kananas | Gratis hasta 50 contactos; luego según nº de contactos | Clubes y academias | Sí (asistente) |
| SportMember | Gratis para empezar; club ~0,18 €/socio/mes (mín. 22 €/mes) | Clubes y academias | No |
| director11 | Consultar (sin precios públicos) | Academias y clubes de élite | No |
| TPV Club | Desde 195 € pago único + 100 €/año (pagos online solo plan Premium) | Clubes, academias y centros multideporte | No |
| Gesdep | Tienda online pública; precio según módulos y tamaño del club | Clubes y escuelas multideporte | No |
| Clunnity | Presupuesto a medida (sin precios públicos) | Clubes de fútbol | No |
| Nava | Custom | Academias multi-deporte | Parcial |
| PadelCRM | 29–59 €/mes | Academias de pádel/tenis | No |
La ventaja de los agentes IA en academias deportivas
En 2026, los CRM con IA integrada aportan valor diferencial en tres áreas:
- Reducción de morosidad — El agente de tesorería identifica patrones de impago y lanza secuencias de recobro personalizadas, reduciendo la morosidad media de un 18 % a un 4 %.
- Mejora de la comunicación — Generación de comunicados y recordatorios personalizados por grupo y situación, sin que el responsable tenga que escribirlos.
- Informes automáticos — Dashboards que antes requerían horas de Excel ahora se generan automáticamente con datos en tiempo real.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace que un CRM sea completo para una academia deportiva?
Un CRM completo para academias deportivas debe incluir al menos 10 módulos: gestión de alumnos con fichas personalizadas, cobro y recobro automatizado de mensualidades, programación de clases y horarios, control de asistencia, comunicación multicanal con padres, gestión de pruebas libres e incorporaciones, portal del alumno para consultas, conciliación bancaria, informes de negocio y cumplimiento RGPD con consentimientos de menores. Si falta alguno de estos módulos, la academia acaba complementando con Excel y WhatsApp, perdiendo la ventaja de centralizar.
¿Cuánto cuesta un CRM para academias deportivas?
Un CRM para academias deportivas en España cuesta entre 29 €/mes para academias pequeñas (hasta 100 alumnos) y 199 €/mes para academias grandes con múltiples sedes. El precio medio para una academia de fútbol de 100–300 alumnos se sitúa entre 49 € y 99 €/mes. Algunas soluciones como FutbolCRM ofrecen un modelo Revenue Share a 0 € de cuota inicial.
¿Necesita una academia deportiva un CRM o le basta con Excel?
Excel funciona hasta unos 80–100 alumnos. A partir de ahí, la gestión de cobros, asistencias, comunicaciones y horarios genera entre 10 y 20 horas mensuales de trabajo manual para el responsable de la academia. Un CRM automatiza estos procesos y reduce el tiempo de gestión administrativa en un 70 %, permitiendo al equipo técnico centrarse en el deporte.
¿Qué debe incluir un CRM para una academia de fútbol?
Un CRM para una academia de fútbol debe cubrir cuatro flujos propios del fútbol base: fichas de jugador con datos de tutores y consentimientos, cuotas mensuales con domiciliación SEPA y recobro, comunicación con familias por grupo y equipo, y control de asistencia y evolución deportiva por entrenador. Si la academia compite en ligas federadas, suma la gestión de licencias y convocatorias. Un CRM que no cubra estos flujos obliga a mantener Excel y WhatsApp por detrás.
¿Merece la pena un CRM con IA para una academia pequeña?
Sí, si la academia supera los 80–100 alumnos o cobra por domiciliación. La IA aporta donde el trabajo manual se acumula: secuencias de recobro de cuotas impagadas, respuestas a las dudas repetitivas de las familias e informes de ocupación y retención. En una academia de menos de 80 alumnos con pocos impagados, la diferencia la hacen más el precio y la facilidad de uso que la IA; los planes de entrada de 49 €/mes ya incluyen agentes IA en FutbolCRM.
¿Qué gestión necesita una academia deportiva recién creada?
Una academia recién creada necesita cuatro piezas desde el primer día: fichas de alumnos con consentimientos RGPD firmados por los tutores, cobro de mensualidades por domiciliación con aviso automático de devoluciones, comunicación segmentada con las familias y un cuadro de mando con altas, bajas y ocupación por grupo. Montarlo con un CRM para club de fútbol desde la primera promoción evita migrar Excel con 200 alumnos encima, cuando las devoluciones y los consentimientos ya se escapan.
¿Qué diferencia hay entre un CRM generalista y un CRM completo para academias deportivas?
Un CRM generalista gestiona contactos y pipeline; un CRM para club de fútbol completo añade lo que una academia usa a diario: fichas de jugador con licencia federativa, cuotas por temporada con recobro automático, comunicación segmentada por equipos y familias, y agentes de subvenciones y patrocinios. La diferencia se nota en septiembre, cuando llegan 200 altas nuevas a la vez.
¿Puede un CRM completo para academias deportivas ayudar a conseguir subvenciones y patrocinios?
Sí. Los justificantes de subvención y los dosieres de patrocinio se alimentan de los mismos datos que la academia ya registra a diario: alumnos por categoría, ocupación, cuotas al día y facturación. Con un CRM para club de fútbol con agentes de subvenciones y patrocinios, esos informes salen de los datos grabados en lugar de reconstruirse en Excel cada vez que abre una convocatoria o llega un patrocinador potencial.
¿Cómo mejora un CRM completo la comunicación con las familias de la academia?
Centralizándola: convocatorias, cambios de horario, recibos y avisos de pago salen del mismo sistema y llegan a la familia por su canal habitual, en vez de perderse entre tres grupos de WhatsApp. Cada envío queda registrado —quién, cuándo, qué— y la directiva deja de reenviar listas a mano. Un CRM para club de fútbol con módulo de academias convierte la comunicación en rutina automática y medible, no en una tarea que depende de que alguien se acuerde.
¿Cómo gestiona un CRM las escuelas deportivas dentro del club?
La escuela funciona como un grupo más: fichas por alumno, cuotas por mensualidad, listas de asistencia y avisos a las familias del mismo tirón. La diferencia con la hoja de cálculo es el historial: altas, bajas y pagos quedan por alumno, curso a curso. Un CRM para clubes deportivos unifica club y escuela en una sola base de datos, sin hojas paralelas que se descuadran.
¿Qué integraciones necesita un CRM de academias deportivas?
Tres, como mínimo: pasarela de domiciliación SEPA para cobrar las mensualidades sin perseguir recibos, pagos con enlace para matrículas y pruebas libres, y SMS o WhatsApp para avisos que las familias leen de verdad. El calendario debe sincronizar clases, pistas y ligas sin reescribir los horarios cada temporada. La comparativa de CRM para clubes deportivos recorre las integraciones de cada opción del mercado español.
¿Qué datos debe migrar primero una academia al CRM?
Empieza por lo que genera ingresos y riesgo: socios y alumnos activos con su cuota y su estado de pago, porque un error ahí es un recibo mal cobrado. Después, fichas y documentación de alumnos, y por último los contactos de interesados que aún no se han inscrito. El histórico antiguo no hace falta migrarlo: deja el Excel archivado como consulta y migra solo lo vivo.
¿Cómo se cobra en una academia si cada alumno empieza en una fecha distinta?
Con cuotas no lineales: cada alumno entra en su ciclo —mensual, trimestral o curso completo— y el recibo se genera con su importe y su vencimiento desde el alta, sin esperar al día 1 del mes. La mecánica de cobro y recobro está en la guía de la gestión de cuotas.
¿Qué se hace con la cuota de un alumno que se lesiona y deja de asistir un mes?
Depende de la política escrita de la academia, pero decidirse caso por caso en el WhatsApp acaba mal: lo normal es pausar el cobro manteniendo la plaza y reintegrar al alumno al mismo ciclo al volver, con el recibo ajustado a los días restantes. Sin registro por alumno, la pausa se olvida y la baja se convierte en definitiva.
¿Puede una academia pequeña de barrio gestionar con el mismo CRM que un club grande?
Sí, y es donde más se nota el ahorro: una academia pequeña no tiene gente que sobre para copiar datos entre herramientas, así que la ficha única por alumno —cuota, asistencias, comunicaciones y autorizaciones en el mismo sitio— devuelve más horas que en un club grande. La diferencia está en activar solo lo que la academia usa: ciclos de pago, avisos a familias y listas de clase, sin módulos que nadie va a abrir. Un CRM para clubes deportivos se configura por tamaño de organización y el coste crece con el uso real, no con plantillas fijas. Guía completa, en CRM completo para academias deportivas.
¿Qué permisos deben tener los entrenadores dentro del CRM de la academia?
Los justos para trabajar sin ver lo que no les toca: asistencias, listas de clase y convocatorias de sus equipos, sin datos bancarios de las familias ni márgenes del negocio. Administración ve los cobros y la directiva los informes; cada familia solo accede a la ficha de su hijo. Menos permisos es también menos riesgo RGPD: si se pierde un móvil con la app abierta, el daño queda acotado. El reparto de roles y permisos se configura en el CRM para clubes deportivos.