Cómo organizar un campus de fútbol: guía completa

Un campus de 1 semana con 40 plazas cuesta entre 3.000 € y 6.000 € en gastos (campo, entrenadores, material, seguros, merchandising). Con una cuota de 120 €/semana, los ingresos son 4.800 €. El beneficio es de 0 a 1.800 €. Pero el valor real no es el beneficio inmediato: un campus con 40 plazas y 25 % de conversión genera 10 nuevos socios para la temporada siguiente (4.800 €/año en cuotas recurrentes).

El tamaño óptimo es de 30–50 niños por semana. Con menos de 20, el campus no cubre gastos. Con más de 60, necesitas 2 grupos y más entrenadores, lo que reduce el ratio instructor/alumno ideal (1:12). Un club que organiza 2–3 semanas de campus con 40 plazas cada una genera entre 15 y 20 nuevos socios para la temporada siguiente.

Los permisos dependen de la localidad, pero generalmente: 1) Permiso del Ayuntamiento para usar el campo (si es municipal), 2) Licencia de actividad si el campus es abierto al público no socios, 3) Seguro de RC específico para el evento (puedes ampliar el del club), 4) Autorización de los padres con datos médicos y de contacto. Si el campus incluye menores de 6 años, algunas comunidades exigen ratios específicos de monitor/niño (1:8 en Cataluña, 1:10 en Madrid).

Con seguimiento inmediato: contacto a la familia en los 2-3 días siguientes, propuesta de plaza para la temporada y registro de la respuesta. La checklist completa en la guía de gestión de escuelas deportivas.

Cuando los campus son parte de la actividad anual de una academia (Navidad, Semana Santa, verano), la inscripción deja de ser un formulario suelto: plazas por semana, pagos únicos o mensualidades y seguimiento de qué familias se quedan en temporada. Un CRM para academias de fútbol unifica inscripción de campus y alumnos de temporada, para que el seguimiento post-campus no se pierda en una hoja de Excel.

Por edades y niveles: grupos de 10-12 con monitor asignado y la ficha de cada niño accesible al responsable. Un CRM para equipos de fútbol organiza los grupos del campus igual que los equipos de la temporada: listas por grupo, autorizaciones al día y contacto de cada familia a un clic.

La plaza de un campus se reserva al pagar: inscripción, autorización y recibo deben quedar atados para no vender plazas que no existen. Un CRM para club de fútbol une inscripción y cobro, avisa de plazas libres por grupo y envía el justificante a cada familia sin hojas de cálculo.

Por semanas y por edades, con altas online, descuento por hermanos y pago por tarjeta o transferencia; lo que no puede es quedar en listas de papel. Si el campus usa el mismo CRM para club de fútbol que la temporada regular, cada inscripción genera su recibo, su grupo y su lista diaria de asistentes sin copiar datos a mano.

El campus se llena por grupos de edad y por semanas: cada inscripción confirmada resta una plaza y cada impago la vuelve a liberar. Con las altas y los cobros registrados en un CRM para club de fútbol, el coordinador ve las plazas libres por grupo cada día y mueve la lista de espera antes de que la semana quede medio vacía.

La regla habitual en España es un monitor por cada 8-10 niños en edades benjamines y uno por cada 12-15 en categorías mayores, con un coordinador general que cubra bajas y descansos. Antes de contratar, calcula la plantilla con la previsión real de inscritos por semana —no con el llenado total— y mantén una lista de espera activa: que un grupo se llene debe permitir abrir el siguiente sin desordenar cobros ni grupos. Un CRM para club de fútbol lleva el aforo por grupo, las autorizaciones y los pagos del campus en el mismo sitio, así la ampliación de plantilla es una decisión con datos y no un miedo de semana.

Primero consultar los datos reales: inscripciones confirmadas frente a plazas, lista de espera y origen de cada alta. Con eso se decide con tiempo si ajustar grupos, abrir una segunda quincena o redirigir familias a la escuela para la temporada regular, en lugar de cancelar a última hora. Un CRM para clubes deportivos centraliza inscripciones, pagos y lista de espera del campus, así la decisión se toma con números y no con impresiones.

Como referencia habitual: reservas e instalaciones y monitores con 3-4 meses de margen, y el periodo fuerte de inscripción en las 6-8 semanas previas, que es cuando las familias deciden las vacaciones. Después, la carga real es administrativa: autorizaciones, pagos fraccionados y listas por grupo y turno. Un CRM para clubes deportivos centraliza inscripciones y cobros del campus y evita gestionar el verano con grupos de WhatsApp y hojas de cálculo.

Con una lista ordenada por fecha de inscripción y aviso automático en cuanto se libera una plaza por baja: la familia tiene 24-48 horas para confirmar antes de pasar al siguiente. Cobrar solo al entrar —nunca al apuntarse a la espera— evita devoluciones. Un CRM para clubes deportivos gestiona lista, avisos y alta en un solo flujo, sin hojas de cálculo paralelas.

El seguro federativo de la licencia cubre actividad federada; un campus de verano es actividad propia del club y necesita su propia póliza de accidentes para los participantes y de responsabilidad civil para el club y los monitores. Antes de inscribir a un niño, la familia debería recibir qué cubre la póliza, qué no —objetos personales, lesiones previas, transporte— y qué trámite sigue a un accidente; si el campus lo organiza una entidad externa, el club debe pedir ese seguro por escrito. Un CRM para clubes deportivos guarda la póliza, los partes de incidencia y los consentimientos de cada participante en la misma ficha, así la respuesta a la familia llega en minutos y no buscando correos de julio.

La decisión se comunica por el mismo canal donde se inscribió la familia, antes de la primera sesión, con el plan alternativo ya decidido: pista cubierta, actividad alternativa o jornada de recuperación al final de la semana. Por eso las bases del campus deben recoger la política de cancelación y, si procede, la devolución proporcional, para que la familia no discuta caso por caso. FutbolCRM envía el aviso a todas las familias a la vez y deja registro de quién lo recibió. Guía completa, en cómo organizar un campus de fútbol.

Con un canal único y horario fijo: resumen del día con fotos de los entrenamientos —solo de menores con consentimiento de imagen firmado—, qué hay que llevar al día siguiente y cualquier cambio de horario; las incidencias puntuales van por mensaje directo al responsable del grupo. Así las familias no llaman al polideportivo y los monitores no responden WhatsApp sueltos. Cómo montar el circuito, en la guía de cómo organizar un campus de fútbol.